仕事でWindowsを使うためにOutlookの活用法について勉強しようと思い、脱マウス本に引き続きアウトルック最速仕事術を読んでみました。
📒 Summary + Notes | まとめノート
まず覚える10個のショートカットキー
- Ctrl + R (Reply):返信
- Tab or Tab + Shift: カーソル移動
- Esc：閉じる
- Ctrl + F：転送
- Ctrl + < or >：前、次のメールへ移動
- Ctrl + N：新しいアイテムの軌道
- Ctrl + Enter（Alt + S）：メールの送信
- Ctrl + E：メールの検索
- Ctrl + Shift + < or >：フォントサイズの変更
- Ctrl + 1 or 2 ：メール画面⇔予定表の切り替え
メールの整理について
メールのフォルダ分けで整理する方がいますが、本書ではフォルダ分けせずに検索機能を活用することをおすすめしています。
昔ハマっていたTiago Forteさんの効率化の話でも同様のことは書かれており、フォルダ分けするのであれば、①受信箱②要返信③アーカイブ程度の分け方で十分な気がします。今はどれも検索機能が十分に応用が効くので、できるかぎりフォルダ分けせずに検索機能で見つけるようにして、どうしても時系列でまとめておきたいときはOne Noteなどでまとめています。
その他Tipsについて
個人的にはあまり活用していないのですが、色々な時短方法が紹介されています。
クイック操作機能：よく連絡するグループに一括で連絡したい時のグループ作成など
Windows + R：フォルダに移動
定型文の活用
1分後送信ルールの作成
Ctrl + Space：標準書式に変更（返信メールなどのインライン返信などで便利）
Ctrl + Shift + I：受信トレイへ移動
感想・個人的おすすめ
前回の脱マウス本と同様で情報としては初心者向け感がありますが、とても良い本だと思います。
特におすすめなのは検索機能の部分で、OutlookはじめAmazonなどでもそうですが検索方法の演算子などの活用もおすすめです。個人的に検索方法はもう少し工夫したいなと思うので、うまい活用方法を考えていきたいです。
メールの検索は3つの演算子を覚えれば通常の3倍のスピードに！【残業を減らす！Officeテクニック】
Microsoft Officeを使っている方に一番おすすめなのはOne driveの活用です。今仕事場でデータをできる限りローカルに残さずにOne Drive上にデータ保管しておき、データのシェアなどリンクを貼りシェアできます。
One Driveにあればデータの検索も様々ありますし、データ共有もラクでメールに重たいファイルを添付する必要もなくなります。特に写真や動画をシェアする場合はクラウドベースでないと負荷が高くなってしまいます。携帯のアプリからログインすれば携帯⇔PCでの写真、動画の共有もワイヤレスで可能です。
最近効率化については日進月歩で都度便利な方法が変化していくので、日々情報収集するように癖をつけたいですね。
